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Organización

Una organización en Bizagi se refiere a la funcionalidad en donde se puede definir la estructura jerárquica de la empresa y la asociación que se presenta entre las diferentes personas o áreas que la conforman.


Una organización en Bizagi almacena la información relacionada no sólo con la estructura organizacional de los miembros de una compañía y la definición de sus características (cargo, áreas), sino también las características propias que los hacen únicos dentro de un equipo y que les permite ser miembros activos en los procesos de la aplicación o aplicaciones (Roles, habilidades, ubicación geográfica).


En este capítulo encuentra la información necesaria para crear y modificar correctamente cada una de las variables que componen la organización y la asociación o relación que tienen en las actividades del proceso.

Tutorial en Video sobre Cómo usar el Asistente de Organización

Multiples Organizaciones


Image:Bulletrojo.gif  Áreas: Departamento de una organización.


Image:Bulletrojo.gif Lugares: Ubicación geográfica. En esta sección se definen también, si es el caso, las oficinas o sucursales. En Bizagi, un usuario sólo pertenece a una ubicación.


Image:Bulletrojo.gif Posición: Estructura de la Organización. Indica las posiciones y su línea de comando. En Bizagi, un usuario puede tener una o más posiciones.

Image:Bulletrojo.gif Roles: Conducta o papel que desempeña una persona en la organización. En Bizagi, un usuario puede tener uno o más roles.


Image:Bulletrojo.gif Habilidades: Capacidad o aptitud para una acción. Destrezas especiales de una persona que le permiten llevar a cabo una actividad. En Bizagi, un usuario puede tener una o más habilidades.


Image:Bulletrojo.gif Propiedades de Usuario: Son un conjunto de características de los usuarios, Bizagi contiene un conjunto de propiedades como Nombre, correo, jefe inmediato, etc. Sin embargo es posible definir otras propiedades adicionales de los usuarios, que se requieran para los procesos, las asignaciones o simplemente como información adicional de los usuarios.


Image:Bulletrojo.gif Uso Horario (Time Zone): Se refiere a las 24 regiones principales del mundo que le permiten al usuario definir su HORA LOCAL de acuerdo a la posición de la ciudad o país donde éste se encuentre. 


Image:Bulletrojo.gif Grupos de Usuario: perfiles de usuarios o un conjunto de características de un empleado de la organización.


Image:Bulletrojo.gif Esquema para días No-Laborales: contiene los calendarios de días no laborales que aplican para la organización, es posible definir diferentes esquemas, ya que normalmente cada país, región o ciudad tienen diferentes calendarios de días no laborales. En Bizagi una ubicación geográfica tiene un esquema de días no laborales.



Una vez en estos objetos (Áreas, Habilidades, Posiciones, Roles) no pueden ser modificados.

Esto es así pues éstos son utilizados en reglas de asignación en el proceso. Se considera de alto riesgo cambiar la configuración inicial pues resultarían en errores de proceso y por ello los casos tendrían inconsistencias.

Para administrar los objetos en producción y cambiarlos es necesario que se incluyan dentro del desarrollo y se realice un Deployment a Producción.


Nota: La primera vez que se hace deployment a un proyecto, la información de los usuarios es llevada a producción. En adelante cuando se crean nuevas propiedades de las mencionadas anteriormente, se debe realizar un nuevo deployment y configurar la información en el ambiente de producción. Para garantizar el funcionamiento correcto de todos los ambientes una vez se haga deployment, esas propiedades no pueden ser eliminadas.

¿Cómo Crear un Área, Rol o Habilidad?

1.En el menú Bizagi identifique el componente Organización (Organization), seleccione el elemento que desea crear, Área, rol ó habilidad (Area, Role, Skill) haga clic derecho y elija la opción Nueva Área (New Area), Nuevo Rol (New Role) o Nueva Habilidad (New Skill). o acceda a través del menú contextual de área, rol o habilidad.


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2.  En ese momento aparece la pantalla Propiedad de Área (Area Properties), Propiedad de Rol (Role properties) o Propiedad de Habilidad (Skill Properties). En esta pantalla debe completar los campos: Nombre (Name), Nombre visual (Display Name) y Descripción (Description).


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3.Presione el botón Aplicar para grabar los registros creados para Área, Rol o habilidad.

Esto puede ser hecho, de forma alternativa, usando el Asistente de Organización, haga clic para aprender más sobre el Asistente de Organización

 

¿Cómo Crear un Lugar o Cargo?

En estos componentes, se pueden crear nuevas ubicaciones y posiciones, tal como se muestra en la parte superior para áreas, habilidades y roles. Sin embargo, puede crear dependencias entre ubicaciones o cargos.

1.En el menú Bizagi identifique el componente Organización (Organization), seleccione el elemento que desea crear, Lugares o Cargos (Location, Position) haga clic derecho y elija la opción Nuevo Lugar (New Location) o Nuevo Cargo (New Position) o acceda a través del menú contextual de lugar o cargo.


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2.En ese momento aparece la pantalla Propiedad de Localización (Location properties), o Propiedad de Cargo (Position Properties). En esta pantalla debe completar los campos: Nombre (Name), Nombre visual (Display Name), Descripción (Description) y Costo (Cost). Para Localización debe incluir además el esquema de días no laborales (Holiday Schema), el esquema de tiempo de trabajo (Working Time Schema) y el uso Horario ( Time Zone).


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Esto puede ser hecho, de forma alternativa, usando el Asistente de Organización, haga clic para aprender más sobre el Asistente de Organización.

Nueva Dependencias para Lugares y Cargos

Después de creado una ubicación o un cargo dentro de la organización se pueden crear nuevas dependencias para cada ubicación o cargo generado.


Seleccione el elemento sobre el que desea crear la dependencia que (Lugar o Cargo) haga clic derecho y seleccione la opción Nuevo Lugar (New Location) o Nuevo Cargo (New Position) o acceda a través del menú contextual de lugar o cargo.


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Ejemplo: para el componente de Ubicación, se puede crear el país España, donde se pueden crear departamentos y para cada departamento se pueden crear municipios o ciudades. Luego, para cada ciudad se crean las oficinas donde la empresa presta sus servicios.

En el caso de cargos, funciona exactamente igual. Se muestra la estructura organizacional, las dependencias de cada posición y los cargos dentro de un mismo nivel.

La información requerida cuando se crea una Ubicación es Nombre (Name), Nombre visual (Display Name), Descripción (Description), Costo (Cost), esquema de días no laborales (Holyday Schema), esquema de tiempo de trabajo ( Working Time Schema) y uso Horario ( Time Zone). El Uso Horario es importante si la compañía tiene oficinas ubicadas en diferentes cuidades con distintas horas locales.


3.Presione el botón OK para grabar los registros creados para Localización o Cargo.

¿Cómo Crear una Propiedad de Usuario?

La sección de organización además contiene un conjunto de Propiedades de Usuario, datos de los usuarios, tales como: Nombre completo, dirección de correo, dominio, roles, cargos, usuario delegado, entre otros que se pueden observar en la gráfica de organización.


En un proyecto de Bizagi es posible adicionar propiedades adicionales, como por ejemplo la fecha de nacimiento o estado civil, cualquier propiedad que sea requerida para algún proceso del proyecto, o para el proyecto en general.



1.En el menú Bizagi identifique el componente Organización (Organization), seleccione propiedad de usuario haga clic derecho y elija la opción Nueva Propiedad de Usuario (New User Property) o acceda a través del menú contextual de propiedades de usuario.


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2.En ese momento aparece la pantalla Propiedad de usuario (User property). En esta pantalla debe completar los campos correspondientes como nombre, nombre visual, orden visual o tipo de relación. Además de crear un atributo para el usuario se pueden crear relaciones con otras entidades.


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Esto puede ser hecho, de forma alternativa, usando el Asistente de Organización, haga clic para aprender más sobre el Asistente de Organización.

Nombre (Name): Las propiedades de usuario vienen siendo atributos de la entidad usuario llamada en Bizagi WFUSER, por lo tanto, el nombre de las propiedades de usuario deben ser claro, indicando el objeto al cual se están refiriendo. Su longitud es máximo 25 caracteres y no debe tener espacios ni caracteres especiales como tildes, comas y otros (#!&%$()/*+:). Como estándar se utilizan mayúsculas para iniciar las palabras que nombran la propiedad de usuario y como letra inicial del atributo se indica el tipo de dato ejemplo iNumeroIdentificacion. Si la propiedad de usuario se encuentra relacionada con otra entidad debe nombrarse id+Nombre del Atributo, ejemplo, idCiudadNacimiento.

Nombre Visual (Display Name): Las propiedades de usuario deben nombrarse de forma clara y entendible, indicando el objeto al cual se están refiriendo. Es el nombre que aparece visible en la administración de usuarios de la aplicación web. Permite espacios y tildes. El máximo permitido es de 40 caracteres. Ejemplo: Número de Identificación, Ciudad de Nacimiento.

Descripción (Description): Incluya una descripción del campo para efectos de documentación.

Texto de Ayuda (Help Text):El texto de ayuda aparecerá cuando se haga clic sobre el campo en la forma de administración de usuarios de la aplicación web.

Orden Visual (Display Order): Indica en qué posición se mostrará esta propiedad en la forma de administración de usuarios de la aplicación Web. Este campo recibe un número positivo o negativo. Si incluye la posición número 1 la propiedad de usuario creada se mostrará justo después de la ultima propiedad de usuario que viene por defecto creada.

Tipo de Relación (Relation Type): Indica el tipo de relación de la propiedad de usuario, como se explico anteriormente se pueden tener propiedades de usuario simples como edad, fecha de nacimiento, número de hijos, etc., o se pueden tener relaciones Uno a muchos o Muchos a Muchos con entidades de parametrización o de sistema.

Tipo de Dato (Data Type): Aplica únicamente para las propiedades de usuario que no representan una relación, es decir que son propiedades simples. Indica el tipo de Atributo los tipos de atributos son:


Image:Bulletazul.gif Entero Grande (Big Integer)

Image:Bulletazul.gif Booleano (Boolean)

Image:Bulletazul.gif Moneda (Currency)

Image:Bulletazul.gif Fecha/Hora (Data Time)

Image:Bulletazul.gif Decimal

Image:Bulletazul.gif Flotante (Float)

Image:Bulletazul.gif Entero (Integer)

Image:Bulletazul.gif Real

Image:Bulletazul.gif Entero Corto (Small Integer)

Image:Bulletazul.gif String

Image:Bulletazul.gif Entero muy Corto (Tiny Integer)


Longitud Máxima (Max Length):La longitud es indicada únicamente para campos tipo string (texto). La longitud debe estar entre 1 y 4000 caracteres.

Entidad Pramétrica/Sistema (Parameter/System Entity): Si la propiedad de usuario está relacionada con otra entidad con una relación uno a muchos o muchos a muchos, en este campo se debe indicar la entidad con que se asocia el atributo.

Visible (Visible): Indica si esta propiedad debe ser visible o no en la administración de usuarios de la Aplicación Web.

Editable (Editable): Indica si esta propiedad debe ser Editable o no en la administración de usuarios de la Aplicación Web.

Requerido (Required): Indica si esta propiedad debe ser Obligatoria o no en la administración de usuarios de la Aplicación Web.

Disponible para Asignaciones (Available for Assignation): Indica si esta propiedad se encuentra habilitada para realizar las asignaciones de una actividad. Si se habilita esta propiedad se despliega en el combo de propiedad de usuarios en la pestaña de asignaciones de las actividades desde el editor del proceso.

Administrada por el Usuario (Manageable by the User): Cuando una propiedad de usuario se selecciona para que sea administrable, esta propiedad aparecerá en la página de Preferencias en la aplicación Web.


Usar el Asistente de Organización

El menú de organización tiene un asistente en el que todos los cambios de las características de la organización previamente descritas, pueden ser hechos.

Para aprender cómo trabajar con los asistentes de la Organización, vea el video.



Nota: Para garantizar el funcionamiento correcto de todos los ambientes si el proyecto ya ha tenido deployment los usuarios del Bizagi Studio podrán crear nuevas propiedades (áreas, roles, habilidades, etc.) pero no será posible borrarlas. El nombre para mostrar estará siempre disponible para edición.

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